Chủ đề: Thực hành sử dụng chương trình MS Project

Mời các bạn cùng TA bắt đầu với các bài thực hành đơn giản sử dụng chương trình MS Project (gọi tắt là MP).
Đầu tiên các bạn kích vào link sau để tải đề bài về máy và in ra: http://files.myopera.com/giaxaydung/blog/debai.pdf
Chúng ta sẽ bám sườn đề bài này để làm các bài tập thực hành, tìm hiểu những vấn đề cơ bản về quản lý tiến độ của MS Project.

Đề cương các bài thực hành dự kiến như sau:
Bài 1. Làm quen màn hình MP, tạo file MP mới, các thiết lập ban đầu
Bài 2. Nhập, định dạng tên công việc, sử dụng Excel bổ trợ cho MP
Bài 3. Gán tài nguyên cho các công tác
Bài 4. Tạo mối quan hệ giữa các công tác
Bài 5. Đường găng, tối ưu biểu đồ tài nguyên
Bài 6. Quản lý chi phí
Bài 7. Điều chỉnh, quản lý thay đổi tiến độ
Bài 8. Liên hệ giữa MP với Cad
Bài 9. Tạo các báo cáo, in ấn
Bài 10. Các vấn đề khác

Ngoài ra còn có: Thảo luận, làm bài tập, kiểm tra, viết bài luận, chấm bài, đánh giá kết quả học tập.

1. Làm quen màn hình MP
Giả thiết là bạn đã có chương trình Microsoft Project (MP) cài đặt vào máy tính. Lần đầu khởi động MP có thể bạn bắt gặp thông báo sau:

Khi đó bạn kích OK để tắt thông báo trên rồi vào Regional and Languages Option trong Control Panel để chỉnh sửa decimal và list seperate cho khác nhau đi. Khi đó MP mới làm việc chính xác.

2. Tạo file MP mới
Vào MP bạn sẽ thấy màn hình chia làm 3 khung chính. Bạn lần lượt tắt khung Getting Started và Tasks ở bên trái đi khi đó màn hình làm việc sẽ như sau:

Các bạn để ý phần Cửa sổ nhập dữ liệu của MP gồm các cột, dòng và ô bạn có thể điều khiển gần giống như với Excel, bao gồm: chọn ô, di chuyển ô chọn, kích trái hoặc phải chuột vào tiêu đề của dòng, cột... để hiển thị các menu lệnh. Điều này cho phép bạn tận dụng hầu hết các thói quen sử dụng Excel trong MP.
Sau khi khởi động chương trình, một file dự án mới được khởi tạo mặc định có tên là Project1.
Khi nghiên cứu sử dụng MP bạn nên liên tưởng với so sánh với các chương trình quen thuộc sẽ dễ nắm bắt hơn. Ví dụ: khi mở Word bạn luôn có tài liệu mới là document1, Excel là book1 và Cad là drawing1. Tiến hành lưu dự án lại, file MP khi lưu lại có đuôi mặc định là .mpp trong khi file Word có đuôi là .doc, Excel là .xls và Cad có đuôi là .dwg.

3. Các thiết lập ban đầu

3.1 Thiết lập một số thông số ban đầu cho file dự án (gọi tắt là dự án - DA)
Bạn chọn Tools / Option khi đó hiện ra cửa sổ, lần lượt thực hiện thiết lập các thông số như sau:
a. Đầu tiên bạn chọn tab View:

Thiết lập loại tiền tệ cho DA, mặc định là ký hiệu $, bạn gõ vào phần Symbol chữ VND, trong placement bạn chọn cho VND nằm sau chữ số thành 1VND.
Trong Decimal digits nên đổi số 2 thành 0, số liệu của các DA của VN khó có thể chính xác đến 2 con số sau dấu phẩy.
b. Tiếp theo là tab Calendar:

- Kiểm tra ngày bắt đầu của tuần: đối với Việt Nam chúng ta đó là thứ hai trong Week starts on bạn chọn Monday thay cho Sunday. Tháng bắt đầu thì hiển nhiên là tháng 1 (January) rồi.
- Kiểm tra lại thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc trong Default start time và Default end time. Thay đổi lại cho phù hợp với điều kiện công trình, dự án.
- Nhập và thay đổi các số liệu sau cho phù hợp với công trình, dự án cụ thể:
+ Số giờ làm việc trong ngày ở Hours per day, mặc định là 8 giờ.
+ Số giờ làm việc trong tuần - Hours per week, mặc định 5 ngày/tuần như vậy là 40 giờ / tuần.
+ Số ngày làm việc trong một tháng mặc định sẽ là 20 ngày.

c. Sau đó bạn chọn Schedule:

+ Trong show scheduling units as a: bạn chọn decimal (kiểu thập phân) thay cho kiểu Percentage (kiểu phần trăm).
+ Trong Default task type: chọn Fixe Duration. Đây là một lựa chọn rất quan trọng, nếu bạn không làm ngay từ đầu, sau này sẽ xảy ra nhiều rắc rối với việc quản lý lịch và liên hệ công việc của dự án. Lý do TA sẽ giải thích sau.

3.2. Thiết lập lịch sử dụng cho DA
Kích phải chuột vào lịch của DA bạn chọn Change Working time.

Các vị trí hiển thị Text (chữ) trong MP đều không phù hợp với bộ font chữ TCVN3 hoặc VNI mà người Việt thường dùng. Nếu bạn sử dụng font chữ Unicode thì có thể không phải thực hiện các định dạng dưới đây. Tuy nhiên, do thói quen, nếu dùng TCVN3 thì việc định dạng Text với các font chữ khác nhau, chữ hoa, chữ thường sẽ làm cho phần trình bày của bạn đẹp hơn.

Để định dạng font trên thanh menu chọn Fomat > Text Style
Xuất hiện hộp thoại Text Style như sau:

Item to Change: Nơi bạn chọn đối tượng để thay đổi font, mọi người có thể định dạng font cho các mục theo cửa sổ trỏ xuống.

Ở đây tôi chưa liệt kê hết vì có những mục mọi người chưa định nghĩa được nên sẽ nói trong các phần sau. Ở bài này chúng ta tìm hiểu một số lựa chọn sau:

All: Định dạng font cho mọi đối tượng hiển thị trong bảng tiến độ
Row & Column Titles: Định dạng font chữ của thanh mô tả như dưới đây:

Sau khi chọn xong đối tượng để thay đổi font, ta sẽ định dạng loại font (Font), kiểu thể hiện font (Font Style), cỡ Font chữ (Size), Màu chữ (Color).

Mẹo: Để biết đang tác động Font chữ cho đối tượng nào (bạn không hiểu các tên tiếng Anh của đối tượng) bạn hãy thay đổi màu sắc (Color) để quan sát đối tượng đã thay đổi sau khi định dạng.

Yêu cầu học viên tự tìm hiểu các lựa chọn còn lại (trong mục Item to Change).(nếu thiếu bài tập)

2. Định dạng hiện thị các cột dữ liệu

Chúng ta sẽ đi tìm hiểu việc định dạng các cột dữ liệu ở khung nhìn bên trái (cửa sổ nhập dữ liệu đầu vào), đây là phần sau này sẽ in ra cùng với bảng tiến độ.

Thao tác:

Kích đúp chuột vào cột muốn định dạng (ví dụ Name, Duration...). Hộp thoại Column Definition hiển thị ra như ở dưới. Bạn chỉ việc thay đổi các thông số thể hiện trong trường và bấm OK là xong.

Các thông số trong hộp thoại:

Field name: Tên cột dữ liệu (Name).

Title: Tiêu đề cột (ví dụ: Task Name là cột chứa Tên công việc)
Align Title: Căn lề tiêu đề.
Align Data: Căn lề dữ liệu.
Width: Độ rộng của cột dữ liệu.
Best Fit: Tự động căn độ rộng của cột.
Còn tiếp...

Mục đích: Thông thường lịch làm việc của chúng ta trong tuần từ thứ 2 cho đến thứ 6, nghỉ thứ 7 và CN (gọi là lịch Standard), tuy nhiên các Dự án của chúng ta thì hầu như không có khái niệm nghỉ cuối tuần. Như vậy cần thiết lập một Lịch làm việc riêng cho dự án cho phù hợp với thực tế của Việt Nam nhằm mục đích quản lý tốt tiến độ và hợp lý về mặt nhân lực.
Yêu cầu của lịch làm việc ở Việt Nam là:
- Một tuần làm việc 7 ngày
- Thời gian làm việc trong 1 ngày là 8h. Sáng 7h - 11h, Chiều 1h30PM - 5h30PM.
- Nghỉ ngày lễ, tết.

1. Thiết lập Hệ thống lịch làm việc.
Thao tác Tools > Change Working Times
Hộp thoại Change Working Times xuất hiện với các thông số diễn giải như sau:

For: Hệ thống các lịch trong chương trình mặc định bao gồm:
24 Hours: Lịch làm việc 24h ( kiểu 3 ca/ngày của VN)
Night Shift: Lịch ca đêm
Standart: Lịch chuẩn
Legent: Quy ước các biểu tượng thể hiện lịch dự án.
Set Slectected Dates to: Thiết lập lịch theo sự lựa chọn
Use default: Thiết lập giờ làm việc chuẩn
Nonworking Time: Ngày không làm việc
Nondefault working time: Ngày làm việc đã được sửa.
Để thiết lập được lịch lựa chọn trong khung Select Date.
Sử dụng phím Shift để lựa chọn nhiều ngày cần thay đổi liền nhau, phím Ctrl để lựa chọn các ngày riêng lẻ.
Click New để đặt tên cho lịch mới.

Name: Đặt tên lịch dự án
Creat new base calendar: Tạo lịch cơ sở mới
Make a...: Tạo lịch mới từ lịch chuẩn

Sau khi thiết lập Lịch để thao tác gán lịch cho dự án:

Project > Project information

Trỏ cửa sổ tại ô Calendar lựa chọn lịch vừa thiết lập.

Công tác tóm lược, công tác phụ thuộc, thể hiện cách phân cấp công tác, nhập dữ liệu, định dạng tên công việc.
Mục đích: Thông thường trong một dự án bao gồm nhiều hạng mục, trong mỗi hạng mục lại chứa nhiều công tác nhỏ hơn nó và các công tác này được mô tả giống như một câu thư mục với các phân cấp khác nhau.
-Công tác tóm lược (Sub Task) là công tác chứa đựng các công tác có phân cấp nhỏ hơn nó.
-Công tác phụ thuộc là công tác nằm trong công tác tóm lược.
Việc tạo ra công tác tóm lược trong mỗi dự án là cần thiết.
Cách tạo công tác tóm lược:
Xác lập các công tác nằm bên trong nó, bôi đen vùng công tác đó.
Menu Project > Outline > Indent. (Hoặc chọn biểu tượng mũi tên sang phải-INDENT trên thanh công cụ.)
Cách huỷ công tác tóm lược:
Menu Project > Outline > Outdent. (Hoặc chọn biểu tượng mũi tên sang trái-OUTDENT trên thanh công cụ.)
Lưu ý: Khi xoá công tác tóm lược sẽ xoá luôn các công tác phụ thuộc nằm trong nó.

Nhập dữ liệu: Giao diện mặc định của MP là cửa sổ Gantt Chart,với khung nhập dữ liệu bên trái (liên hệ với Excell). Nhập hoàn toàn tương tự các chương trình trong bộ Office.
Khi có sẵn các đầu việc người lập hoàn toàn thao tác Coppy và Pase như trong Excell.
Bài tập số 1: Sử dụng chương trình Project để lập tiến độ cho dự án mở quán Cafe với các đầu việc gợi ý bên dưới.
Yêu cầu: Làm quen và biết cách nhập dữ liệu, định dạng theo các hướng dẫn trước.
Tìm và hiểu trước về Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công tác.

Gợi ý về một số công tác:
STT__ !___ Tên công tác___ ! Thời gian thực hiện
1______ Vay vốn_________________(14D)
2_____ Lựa chọn, thuê địa điểm_____(15D)
3_____ Lựa chọn thiết bị___________(5D)
4______Đặt mua thiết bị___________(2D)
5_____ Giao nhận và lắp đặt thiết bị_(7D)
6_____ Thuê mướn nhân viên_______(15D)
7_____ Thiết kế thực đơn__________(4D)
8_____ Đặt hàng nhà cung cấp_____(2D)
9______ Quảng cáo_______________(15D)
10_____ Khai trương______________(0.5D)

Không hiểu sao lúc làm bài tập trên MP thì không bị sai lỗi chính tả, nhưng khi chụp ảnh chuyển sang dang tiff thì lại bị lỗi font thế nhỉ?

Gửi bởi hoailinh86

Không hiểu sao lúc làm bài tập trên MP thì không bị sai lỗi chính tả, nhưng khi chụp ảnh chuyển sang dang tiff thì lại bị lỗi font thế nhỉ?

Việc lỗi font này là do bạn cài chưa đủ font trong cad hoặc trong MP. Nói cách khác font bạn dùng trong MP và trong Cad ko tương thích nên xảy ra hiện tượng này (cũng giống như khi ta copy từ excel sang word mất chữ Ư). Để khắc phục lỗi này bạn hãy sử dụng font .vntime thì khi copy sang cad sẽ ko sao. Chúc bạn thành công!

Dạo này thấy chuyên mục về MP trao đổi rầm rộ, mình nhờ các bạn hướng dẫn giúp cách dùng chức năng thiết lập thông số: bắt đầu sớm , kết thúc sớm, bắt đầu muộn, kết thức muộn trong MP. Đúng ra là thế này: Mình đang muốn tìm thời gian có thể bắt đầu sớm nhất và thời gian phải kết thúc muộn nhất của từng công tác. Mình đang lập tiến độ trên MP nhưng để xác định các thông số này của công tác thì chưa hiểu lắm. Mong mọi người giúp đỡ.